La GED met principalement en oeuvre des systèmes d'acquisition, de classement, de stockage et d'archivage des documents. Elle participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations.

La GED permet également un gain de temps et d'argent énorme pour les organisations grâce à l'indexation des documents et surtout à la numérisation qui comprime le « volume papier ».

La GED repose sur 4 éléments:
- L'acquisition des documents
- Le classement des documents
- Le stockage des documents
- La diffusion des documents

Acquisition des documents
Les GED intègrent des sytèmes d´acquisition des documents. En ce qui concerne les supports papier, la GED permet de les numériser à l´aide d´un scanner. Plus besoin donc de chercher une page dans une pile de dossiers, elle est indexée et archivée. La GED permet également ´lintégration de tous vos documents de nature électronique (feuille calcul,emails, pages web)..
Classement & Indexation
Il existe deux principaux types d’indexation :
L’indexation automatique: le logiciel accorde au document des mots clés à partir de la lecture automatique du document.
L’indexation manuelle: L’ ’utilisateur attibuepar lui-même à chaque document un certain nombre d’indications sur le document (date, émetteur, destinataire(s), nature du document, mots clés, etc.).
Stockage
Les documents sont stockés et centralisés sur un serveur central.
Recherche
Les solutions de GED permettent généralement deux types de recherche:
- Sur les propriétés du document : auteur, date de création, de révision, taille, etc. ;
- Sur le contenu du document: recherche texte intégral, mots clefs.
Workflow
Les logiciels de GED comportent également des modules spécifiques pour la circulation des documents au sein d'un espace collaboratif, où plusieurs utilisateurs, selon les droits dont ils jouissent, pourront créer, consulter, approuver, modifier ou annoter un fichier.